💡 Astuce: Rattraper une réunion manquée

En retard ou absent à une réunion ?

L'IA vous vient en aide et c'est devenu super simple maintenant !

Étape 1 : Obtenir une transcription de la réunion

Pour une réunion en visioconférence (Microsoft Teams)

1. Accéder à l'enregistrement de la réunion dans Teams :

   • Ouvrir le canal ou le chat où la réunion a eu lieu
   • Cliquer sur l'onglet "Enregistrements"
   • Sélectionner l'enregistrement concerné

2. Récupérer la transcription automatique :

   • La transcription est générée automatiquement si cette option était activée
   • Télécharger le fichier de transcription au format .vtt ou .txt
   • Pour les versions Premium, la transcription inclut l'identification des intervenants

3. Si la transcription n'est pas disponible :

   • Télécharger l'enregistrement vidéo
   • Utiliser un service de transcription comme Otter.ai ou Rev.ai
   • Importer le fichier vidéo et lancer la transcription automatique

Retrouver l'explication d'utilisation d'Otter.ai ici

Pour une réunion en présentiel

1. Enregistrement audio avec un smartphone :

   • Utiliser l'application dictaphone native ou une application dédiée comme Voice Recorder Pro
   • Placer le téléphone au centre de la table pour une meilleure captation
   • Demander l'autorisation des participants avant d'enregistrer

2. Options de transcription via smartphone :

   • Google Recorder (Android) :

     • Transcription en temps réel
     • Export direct en format texte
     • Identification automatique des différents locuteurs

   • Application Notes (iOS) :

     • Fonction de transcription intégrée
     • Possibilité d'exporter en format texte
     • Reconnaissance vocale multilingue

3. Services de transcription professionnels :

   • Importer l'enregistrement dans Otter.ai ou Rev.ai
   • Temps de traitement : environ 5 minutes pour 1 heure d'audio
   • Possibilité de correction manuelle post-transcription

Étape 2 : Exploiter l'intelligence artificielle

Une fois les informations rassemblées, il est possible de les analyser avec un assistant IA. Claude ou ChatGPT sont particulièrement adaptés pour cette tâche.

Exemple de prompt efficace

Bonjour, je n'ai pas pu assister à la réunion marketing de ce matin.
Pourriez-vous analyser cette transcription en détaillant :
1. Les 3-4 décisions principales qui ont été prises
2. La répartition des tâches entre les participants
3. Les points nécessitant des éclaircissements
Transcription : [Insérer le contenu]

Adapter ce prompt à vos besoins en demandant, par exemple, l'ensemble des décisions

Outils d'IA recommandés pour l'analyse

• ChatGPT (version Plus) : Solution polyvalente et intuitive pour l'analyse de contenus variés
• Claude : Particulièrement performant pour les analyses approfondies et la compréhension contextuelle
• Mistral : Excellent pour l'organisation automatique des informations et la création de synthèses précises
• Gemini : Performant pour l'analyse multimodale et le traitement des documents partagés

Étape 3 : Validation humaine

Bien que l'IA soit très utile, il est recommandé de vérifier sa compréhension auprès d'un participant. Une brève conversation permet d'éviter les malentendus et d'obtenir des clarifications si nécessaire. Cette étape est cruciale pour :

• Confirmer les points clés identifiés par l'IA
• Éclaircir les zones d'ombre potentielles
• Capturer les nuances qui auraient pu échapper à l'analyse automatique

Conseils pratiques

1. Préparation en amont

   • Mettre en place des dossiers partagés automatiques pour les enregistrements
   • Établir un système de binôme pour les briefings rapides
   • Créer des modèles standardisés de prise de notes

2. Optimisation du processus

   • Automatiser la sauvegarde des enregistrements
   • Utiliser des tags pour faciliter la recherche
   • Maintenir une structure cohérente dans l'organisation des documents

3. Suivi continu

   • Programmer des points réguliers avec l'équipe
   • Mettre à jour les tâches au fur et à mesure
   • Partager les synthèses avec les parties prenantes